¿El éxito de las pequeñas empresas está en la nube?

Sophie Devonshire tiene la "cabeza en las nubes", pero no es porque sea una soñadora incurable. Muy al contrario…

Ella dirige su compañía virtualmente, no tiene una oficina física y su personal trabaja a distancia, desde sus casas, en el Reino Unido, Dubái y Francia.

De hecho, Babes With Babies tiene sus pies firmemente puestos sobre la tierra.

La compañía en internet de venta de productos al por menor está dirigida a la madres que recién acaban de tener sus primeros hijos y a las futuras mamás.

El negocio está en su pleno apogeo y es rentable. En los últimos siete años, la empresa ha visto crecer siete veces el volumen de sus ventas, de acuerdo con Devonshire.

Es tan solo un ejemplo del creciente número de pequeñas empresas que usan la tecnología de la nube, el sistema de almacenamiento de datos en servidores externos, para mantener los gastos de funcionamiento bajos y para darle mayor flexibilidad horaria a los empleados, al tiempo que penetran en un mercado potencialmente global.

Conversación digital

¿Cómo funcionan en la práctica los negocios que giran en torno a la nube?

Babes With Babies usa Trello, un sistema de gestión de proyectos "intuitivo", indicó Devonshire.

"Es como si estuviéramos en una sala de reuniones. Puedes configurar las carteleras con los temas que quieres tratar. Por ejemplo, si estamos explorando las colecciones de moda otoño/invierno 2014, Zoe –nuestro comprador principal- introducirá sus recomendaciones, las otras partes harán lo mismo y añadirán sus ideas".

El constante uso de la mensajería instantánea para grupos de Skype ayuda a unir al personal.

"Eso motiva al equipo a comunicarse y proporciona momentos propicios para conversar sobre las últimas series de televisión o consejos de dietas, temas que forman parte de la vida normal de una oficina. Somos un equipo cercano, como una familia".

El mercadeo se hace a través de las redes sociales -la compañía tiene 7.000 seguidores en Twitter- y por medio del sitio web de la compañía, donde los pagos en línea son manejados por Sage Pay y PayPal.

Una teleconferencia semanal y el uso de Dropbox, un sitio en internet que permite el almacenamiento de archivos en la nube, al que puede accederse desde cualquier parte del mundo, completa el conjunto de herramientas que hace que la oficina virtual funcione en su plenitud.

Pero por más virtual que sea su negocio, los productos físicos todavía necesitan ser despachados.

La compañía subcontrata la gestión de los pedidos y su entrega a Intermail, una empresa que tiene un depósito en la ciudad inglesa de Newbury, en Berkshire.

"Una vez el cliente emite una orden, el sistema habla con la casa de suministros que, a su vez, habla con el sitio web usando el código de identificación del producto seleccionado", explicó Devonshire.

Pese a lo que pudiese pensarse, las reuniones cara a cara todavía juegan un papel en los negocios que giran en torno a la nube, indicó la empresaria.

De hecho, está planeando una colaboración con la compañía Quintessentially, que ofrece salas de reuniones.

Pero sin las técnicas tradicionales de acercamiento al cliente ¿cómo hace una compañía que funciona teniendo como eje la nube para construir una relación de confianza con el cliente? ¿Cómo se convence a los potenciales clientes de que la compañía es sólida y está en una posición confiable y que no se esfumará en cualquier momento?

"Todo tiene que ver con un enfoque de servicio al cliente", indicó la emprendedora de 39 años.

Los miembros del equipo de servicio al cliente o el equipo de "chicas resuelvan esto", como Devonshire lo describe, están geográficamente distribuidos en distintas partes del mundo. El objetivo es que puedan responder cualquier pregunta a cualquier hora y en cualquier lugar, indicó.

Los 11 integrantes del personal trabajan horas flexibles y eso contribuye a que se forme un equipo altamente motivado que se da cuenta que "lo más importante es mantener al cliente feliz", señaló.

"Toda la idea de Babes With Babies es hacer que la nuevas madres se sientan bien", dijo. "Por eso a través del proceso de compra es importante que las clientes se sientan que son atendidas. Usamos tecnología para hacer las cosas más humanas y útiles".

La retroalimentación que se recibe de los clientes sobre el sitio web significa que está en "constante mejoría", añadió.

Una sola parada

La creciente demanda de los servicios de la nube ha motivado a la start-up finlandesa Pilvi.com lanzar una tienda en la que los negocios pueden comprar lo que necesitan en un solo lugar, sin tener que ir a ninguna otra parte.

El cofundador y director de operaciones, Lassi Virtanen, le dijo a la BBC: "Puede ser difícil que la gente encuentre lo que realmente necesita porque el mercado está muy fragmentado. Manejar múltiples servicios puede convertirse fácilmente en una carga, pues hay que manejar múltiples facturas y aprender a usar diferentes interfaces de usuarios para cada uno".

El objetivo de su compañía es unificar todos estos elementos, indicó.

"En general, en términos de costos, usar los sistemas y servicios basados en la nube es una medida eficiente. Sólo pagas por lo que usas y no te amarras a contratos largos".

Esas ventajas se traducen en un gasto global en servicios de la nube que se proyecta crecerá de US$47.400 millones en 2013 a US$107.200 millones en 2017, de acuerdo con la compañía de investigaciones IDC.

La filosofía de la nube

Así como permite una estructura corporativa virtualmente eficiente y de costos bajos, los servicios de la nube ofrecen una nueva manera de trabajar, eso es lo que creen los expertos en pequeñas empresas.

Chris Ward, autor de "Fuera de la oficina: trabaje donde le apetezca y consiga más" ("Out of Office: Work Where You Like and Achieve More"), señaló: "Los sistemas basados en la nube ofrecen una forma de trabajar más productiva y creativa".

"La generación Y no tiene intenciones de quedarse sentada en el mismo escritorio por 40 horas cada semana. Aquellos que se sientan en la oficina toda la semana se volverán tan obsoletos como el teléfono fijo y el fax".

Shaa Wasmund, directora ejecutiva del servicio de asesoría de pequeñas empresas Smarta.com, le dijo a la BBC: "Muy pronto habrá un nuevo tipo de emprendedor que estará haciendo lo que ama: hará dinero con seriedad, pero también será serio en cuanto a tener una vida".

"Ellos no necesitarán estar radicados en ninguna parte y no estarán interesado en sentarse en reuniones con quienes tienen el capital".

Desde la perspectiva de Devonshire, la cultura de estar presente en la oficina y de viajar diariamente largos trayectos para llegar a las oficinas no sacan lo mejor de la gente. Ella está en desacuerdo con la jefa de Yahoo, Marisa Mayer, quien se opone a la idea de trabajar en casa.

Negocios sin fronteras

Esta filosofía de la nube ha visto cómo la empresa de Devonshire sobrevivió no sólo la recesión sino su propia emigración.

Poco después de fundar la compañía en 2006, ella se tuvo que trasladar del Reino Unido a Estonia, donde vivió por pocos años debido a que su esposo fue transferido a ese país a trabajar. La pareja tenía un bebé y venía otro en camino.

Fácilmente esa experiencia se pudo haber convertido en un momento de crisis para cualquier negocio.

"Entre mis amigos había mucha duda y escepticismo, particularmente entre aquellos que trabajaban para grandes corporaciones. Fue muy bueno demostrarles que estaban equivocados", dijo Devonshire.

Ahora está de regreso en el Reino Unido, pero el tiempo en el exterior le ayudó a concebir cómo Babes With Babies opera, al establecer los sistemas correctos desde el principio.

Para ella, y para otros negocios pequeños, allá arriba, en las nubes, es un buen lugar para estar.

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